1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Georg Mehler und Notar Dr. Benjamin Hamberger. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu ver- antwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der daten- schutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutz- anfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

2. Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z.B.

• Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse
• Ihre steuerliche Identifikations-Nummer
• in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbezieh- ungen mit Dritten wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten
• Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege liegt. Unsere Tätigkeit liegt damit im öffentlichen Interesse; außerdem erfolgt sie in Ausübung öffentlicher Gewalt [Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)].

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unserer Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c) DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

4. An wen geben wir Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonstigen von uns Beauftragten.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen ab dem 1. Januar 2022 [bezüglich der (elektronischen) Urkundensammlung erst ab dem 1. Juli 2022] folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis und elektronische Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot), Sondersammlung: 100 Jahre
• Verwahrungsverzeichnis, Urkundensammlung, Generalakte: 30 Jahre
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen.
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste: 7 Jahre.

  Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 [hinsichtlich der (elektronischen) Urkundensammlung auch für Unterlagen bis einschließlich 30. Juni 2022] erstellt wurden, gelten gem. § 51 Abs. 1 NotAktVV folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle, Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakte: 30 Jahre
• Nebenakten: 12 Jahre
• Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 7 Jahre.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlichen Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7. Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich.

Der Webserver erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an den Webserver beim Besuch der Website übermittelt. Dies sind:

• Besuchte Website
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
• Verwendeter Browser
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die erhobenen Daten dienen lediglich statistischen Auswertungen und zur Verbesserung der Website. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f) DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in der Fehleranalyse der Website und um die Sperrung der IP-Adresse und ggf. die Rechtsverfolgung im Falle eines Missbrauchs der Website zu ermöglichen, etwa im Falle von Denial-of-Service-Angriffen.
Die Daten werden nach 7 Tagen gelöscht.
Unsere Website verwendet ferner Cookies, um die Website bereitzustellen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner gespeichert werden und Informationen über Ihren Besuch enthalten.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass dieser keine Cookies annimmt bzw. dass diese nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Bereits vorhandene Cookies können Sie ebenso über den Browser selbst löschen. Bitte besuchen Sie dazu die Hilfe-Seiten Ihres Browsers.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.
1 S. 1 Buchst. f) DSGVO bzw. § 15 Abs. 3 TMG (Telemediengesetz). Die berechtigten Interessen liegen in der Darstellung einer nutzerfreundlichen Website.
Die Cookies werden auf Ihrem Rechner solange gespeichert, bis Sie diese selbst löschen. Bitte kontaktieren Sie hierfür die Hilfeseiten Ihres Browsers.
Datensicherheit ist uns wichtig. Wir verwenden deshalb innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüsselbeziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste-Ihres Browsers.
Wir bedienen uns im Übrigen generell geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

8. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Gemäß Art. 15 DSGVO DSGVO Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• Gemäß Art. 16 DSGVO unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
• Gemäß Art. 17 DSGVO Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
• Gemäß Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen.
• Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Gemäß Art. 7 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und die (weitere) Durchführung der begehrten Amtsgeschäfte ablehnen müssen.
• Gemäß Art. 21 DSGVO der Verarbeitung Ihrer Daten zuwidersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Gemäß Art. 77 DSGVO sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Bayerische Landesbeauftragte
für den Datenschutz (BayLfD)

Postfach 22 12 19
80502 München
Wagmüllerstraße 18
80538 München

Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Die Beschwerde kann unabhängig von dieser Zuständigkeit bei
jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Ihre Notare
Georg Mehler &
Dr. Benjamin Hamberger